Od początku roku 2025 wprowadzona została możliwość korzystania z e-Doręczeń, czyli elektronicznego odpowiednika listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dla mieszkańców jest to nowa, dodatkowa możliwość odbierania takich przesyłek, przy czym żadna osoba fizyczna nie ma obowiązku korzystania z tego rozwiązania – to możliwość, a nie przymus. Obowiązek taki będzie natomiast stopniowo wdrażany dla instytucji publicznych i podmiotów gospodarczych.
Dzięki e-Doręczeniom, które są prawnie równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru, podmioty publiczne, firmy, ale także zwykli obywatele uzyskują możliwość korzystania z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Zaplanowano, że docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję właśnie za pośrednictwem e-Doręczeń. Będzie to poręczna możliwość także dla osób fizycznych – w skrzynce do e-Doręczeń można bowiem wysłać i odebrać dokumenty elektroniczne o dogodnej dla siebie porze i z dowolnego miejsca, czyli także bez stania w kolejce po odbiór tradycyjnej przesyłki awizowanej. Do korzystania z tej formy korespondencji potrzebny będzie jednak internet. Kolejna przewaga e-Doręczeń tkwi w pewności, że wysłane tą drogą dokumenty trafiają do właściwej osoby. To też pewność, kto jest ich nadawcą, czyli czy korespondent nie podszywa się pod jakąś osobę lub instytucję. Przesłane dokumenty pozostają nienaruszone. Można również pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy je wysłał i odebrał.
Jeżeli jako obywatel chce się korzystać z tego nowego rozwiązania, trzeba założyć sobie adres do e-Doręczeń. Nie należy się jednak obawiać, że bez takiego adresu nie otrzyma się korespondencji na przykład z urzędu, który z tego elektronicznego systemu korzysta. W takiej sytuacji działać będzie usługa hybrydowa. Polega ona na tym, że do osób bez adresu do e-Doręczeń urząd wyśle dokument elektroniczny, ale trafi on na pocztę, gdzie zostanie automatycznie wydrukowany i wysyłany do adresata w formie tradycyjnej przesyłki. Stopniowo wszystkie urzędy zaczną używać e-Doręczeń do komunikacji z obywatelami i firmami. Natomiast usługa hybrydowa zapobiegnie sytuacji, w której obywatele bez skrzynki do e-Doręczeń byliby pozbawieni możliwości odbierania urzędowej korespondencji.
Zaplanowano stopniowe rozszerzanie obowiązku korzystania z e-Doręczeń przez podmioty publiczne oraz firmy rejestrowane w KRS i CEiDG. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek ten dotyczy już między innymi organów administracji rządowej, ZUS, KRUS, NFZ oraz samorządów (w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego). Dotyczy także między innymi osób wykonujących zawody zaufania publicznego, jak adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi itd. oraz podmiotów niepublicznych rejestrujących się od 1 stycznia 2025 roku w KRS i składających wniosek o wpis do CEiDG. Należy jednak wziąć pod uwagę, że dla instytucji publicznych przewidziane zostały także okresy przejściowe na wdrażanie e-Doręczeń. W określonych sytuacjach np. samorządy przez rok nadal będą mogły korzystać z tradycyjnej formy listów poleconych. Takiej możliwości nie będą natomiast mieć wykonawcy zawodów zaufania publicznego, których okres przejściowy nie dotyczy.
W późniejszym terminie obowiązek stosowania e-Doręczeń obejmie także wymiar sprawiedliwości, czyli np. sądy i prokuratury (od 1.10.2029 r.), podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS do końca ubiegłego roku (od 1.04.2025 r.) oraz zarejestrowane w do końca 2024 r. w CEiDG (jeśli dokonują aktualizacji wpisu – do 1.07.2025 r., a w pozostałych przypadkach – do 1.10.2026 r.). Na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e… można sprawdzić, czy podmiot, który nas interesuje, korzysta już z systemu e-Doręczeń.
Ze względu na różny stopień przygotowania części instytucji do wdrożenia e-Doręczeń warto wziąć pod uwagę, że zwłaszcza w okresie przejściowym nie są wykluczone pewne niedogodności dotyczące funkcjonowania tego systemu korespondencji. Dostrzega się na przykład, że wielu samorządom brakuje systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Zwykły obywatel nie musi na szczęście wywiązywać się z żadnego obowiązku, skrzynkę do e-Doręczeń może założyć, ale nie musi. Gdy już na e-Doręczenia przejdzie, ma też prawo potem z nich zrezygnować. Po prostu wystarczy więc rozważyć korzyści i podjąć decyzję co do korzystania z tego systemu zgodnie z własnym przekonaniem. Natomiast już dziś wiadomo, że system e-Doręczeń zastąpi stopniowo inne formy korespondencji prowadzonej przez instytucje, w tym ePUAP, który ma być wygaszony do 30 września 2029 r.
